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行動管理十大妙訣(運用時間)

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    要做好行動管理,最重要的就是有效率的運用時間,把時間與精力用在刀口上,才能事半功倍。事實上,有一些行動管理的訣竅,只需要觀念稍稍轉變,就能讓你在忙碌的工作中游刃有餘。

    • 一、要專注於少數的「大事」

      上班族常常一進辦公室,就被報紙、電子郵件,還有不必要的電話纏身,等到報紙看完、看了一堆「轉寄」的有趣e-mail,就耗掉一個上午的時間。把寶貴的早晨花費在這些可有可無的瑣事上,實在太浪費了。要做好有效率的行動管理,應該學習把有限的時間用在效益最高的事上。例如,在上班時間,不要打開ICQ、或MSN等即時通訊軟體,免得與朋友一Q起來,就把正事耽擱了。進到辦公室打開電子信箱,最好也直接把那些與工作無關的笑話、心理測驗全部刪掉,免得一掉進去就無法自拔,白白浪費了早上精神最集中的時段。

    • 二、學會「拖延」不重要的事

      很多不重要的事,需要有技巧的去迴避,甚至拖延。例如,在上班時間,與同事談完工作上的事,即可各自忙去。至於噓寒問暖、關心對方剛出生的小寶貝,就可以等到午休時間或下班時間再說了。其他諸如不重要的電話、不必立即回覆,甚至不必回覆的電子郵件,也是可以刻意拖延、甚至忽略的。這需要一點智慧,好為你自己節省精力與時間。先處理最重要的事吧。

    • 三、先做你「最怕」的事

      工作中總有一些事,是特別麻煩、特別難辦,卻又是最關鍵的。有些電話總是讓人不想打、有些企畫書總是讓人不知如何寫起,但是若不去處理,它總還是一座擋在前面的高山,讓你停滯不前。既然非做不可,就提早做吧!它往往沒有你想像的這麼可怕。在做與不做之間掙扎,是最消耗能量的!

    • 四、給自己一點獎賞

      在忙碌的工作中,也許不會有人經常獎勵你,但是自己又何嘗不可「頒獎」給自己?你可以在工作中為自己設立幾個里程碑,每忙到一個段落,就給自己一點獎勵。這些獎勵,可以是去看一場電影、買一個小東西、喝個下午茶,記得常常慰勞自己,不要對自己太吝嗇。

    • 五、常常充電

      書到用時方恨少,你是否常常面臨重大決定時,卻腦袋空空,一點主意也想不出來?這也許是因為你平常吸收的知識不夠,呈現「無料」狀態。其實,只有隨時吸收知識,才能隨時迎接挑戰。例如,也許現在的工作環境不需要用英文,但是這並不表示可以完全把英文拋開。如果能把握每天的時間學習英文,等到哪一天機會忽然來到,你就不會眼睜睜的看機會拱手讓人而徒呼負負了。記住,機會只屬於已經準備好的人。

    • 六、保持身體最佳狀況

      精神不集中、無法同時處理各種事物,常常是因為體力不佳,連帶使工作的表現也受了限制。職場生涯是長長久久的,健康的身體才是根本。千萬不要為了工作而忽略了運動與健康的飲食。經常游泳、慢跑,都是保持健康的好方法,可別讓病痛耽誤了你的發展。

    • 七、學會「多工處理」

      在生活中,其實有很多事是可以一起做的。例如在開車時聽語言學習帶,或是聽有聲書;搭捷運、公車、計程車時看書;搭飛機、火車時寫作。甚至在家裡做健身操時,也可以一邊看英文影集練聽力。學會同時做不同的事情,可以替你創造出更多的時間。

    • 八、懂得說「不」

      當同事帶著可愛的微笑請你「幫個忙」,有時基於同事之間的道義,當然可以赴湯蹈火在所不辭。但是聰明的職場工作者,有時也要學會說「不」,推掉一些事,免得幫了別人,自己的工作卻搞砸了。有技巧、有禮貌的拒絕一些事,是維持工作效率的好方法。

    • 九、懂得搬救兵

      在工作中碰到自己不知如何處理,或是自己處理過於沒有效率,都是尋求外援的好時機。如果是公司內部理應給予支援,就不要客氣,儘管向上司提出需求。將有些工作「外包」,也是好方法。例如公關活動、促銷活動的規劃執行、文案的撰寫,都有許多專業的公司或個人工作者可以承接,找到優質的外援,會讓你事半功倍。

    • 十、每天定目標

      除了公司的年度計畫、每季計畫每月計畫之外,有效率的工作者,在工作中的每一天,都應該為自己定下每天的目標。每天早上,待辦事項總是千頭萬緒,你可以把它們列在一張紙上,訂出重要順序,貼在辦公桌前,集中火力優先處理最重要的事。藉著完成每天的目標,離長期目標也就愈來愈近了!

    (轉載出處104人力銀行 www.104.com.tw)








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