前線網路科技 KM-營運檢討

55-9‧行動管理十大妙訣(運用時間)

要做好行動管理，最重要的就是有效率的運用時間，把時間與精力用在刀口上，才能事半功倍。事實上，有一些行動管理的訣竅，只需要觀念稍稍轉變，就能讓你在忙碌的工作中游刃有餘。

一、要專注於少數的「大事」

上班族常常一進辦公室，就被報紙、電子郵件，還有不必要的電話纏身，等到報紙看完、看了一堆「轉寄」的有趣e-mail，就耗掉一個上午的時間。把寶貴的早晨花費在這些可有可無的瑣事上，實在太浪費了。要做好有效率的行動管理，應該學習把有限的時間用在效益最高的事上。例如，在上班時間，不要打開ICQ、或MSN等即時通訊軟體，免得與朋友一Q起來，就把正事耽擱了。進到辦公室打開電子信箱，最好也直接把那些與工作無關的笑話、心理測驗全部刪掉，免得一掉進去就無法自拔，白白浪費了早上精神最集中的時段。
二、學會「拖延」不重要的事

很多不重要的事，需要有技巧的去迴避，甚至拖延。例如，在上班時間，與同事談完工作上的事，即可各自忙去。至於噓寒問暖、關心對方剛出生的小寶貝，就可以等到午休時間或下班時間再說了。其他諸如不重要的電話、不必立即回覆，甚至不必回覆的電子郵件，也是可以刻意拖延、甚至忽略的。這需要一點智慧，好為你自己節省精力與時間。先處理最重要的事吧。
三、先做你「最怕」的事

工作中總有一些事，是特別麻煩、特別難辦，卻又是最關鍵的。有些電話總是讓人不想打、有些企畫書總是讓人不知如何寫起，但是若不去處理，它總還是一座擋在前面的高山，讓你停滯不前。既然非做不可，就提早做吧！它往往沒有你想像的這麼可怕。在做與不做之間掙扎，是最消耗能量的！
四、給自己一點獎賞

在忙碌的工作中，也許不會有人經常獎勵你，但是自己又何嘗不可「頒獎」給自己？你可以在工作中為自己設立幾個里程碑，每忙到一個段落，就給自己一點獎勵。這些獎勵，可以是去看一場電影、買一個小東西、喝個下午茶，記得常常慰勞自己，不要對自己太吝嗇。
五、常常充電

書到用時方恨少，你是否常常面臨重大決定時，卻腦袋空空，一點主意也想不出來？這也許是因為你平常吸收的知識不夠，呈現「無料」狀態。其實，只有隨時吸收知識，才能隨時迎接挑戰。例如，也許現在的工作環境不需要用英文，但是這並不表示可以完全把英文拋開。如果能把握每天的時間學習英文，等到哪一天機會忽然來到，你就不會眼睜睜的看機會拱手讓人而徒呼負負了。記住，機會只屬於已經準備好的人。
六、保持身體最佳狀況

精神不集中、無法同時處理各種事物，常常是因為體力不佳，連帶使工作的表現也受了限制。職場生涯是長長久久的，健康的身體才是根本。千萬不要為了工作而忽略了運動與健康的飲食。經常游泳、慢跑，都是保持健康的好方法，可別讓病痛耽誤了你的發展。
七、學會「多工處理」

在生活中，其實有很多事是可以一起做的。例如在開車時聽語言學習帶，或是聽有聲書；搭捷運、公車、計程車時看書；搭飛機、火車時寫作。甚至在家裡做健身操時，也可以一邊看英文影集練聽力。學會同時做不同的事情，可以替你創造出更多的時間。
八、懂得說「不」

當同事帶著可愛的微笑請你「幫個忙」，有時基於同事之間的道義，當然可以赴湯蹈火在所不辭。但是聰明的職場工作者，有時也要學會說「不」，推掉一些事，免得幫了別人，自己的工作卻搞砸了。有技巧、有禮貌的拒絕一些事，是維持工作效率的好方法。
九、懂得搬救兵

在工作中碰到自己不知如何處理，或是自己處理過於沒有效率，都是尋求外援的好時機。如果是公司內部理應給予支援，就不要客氣，儘管向上司提出需求。將有些工作「外包」，也是好方法。例如公關活動、促銷活動的規劃執行、文案的撰寫，都有許多專業的公司或個人工作者可以承接，找到優質的外援，會讓你事半功倍。
十、每天定目標

除了公司的年度計畫、每季計畫每月計畫之外，有效率的工作者，在工作中的每一天，都應該為自己定下每天的目標。每天早上，待辦事項總是千頭萬緒，你可以把它們列在一張紙上，訂出重要順序，貼在辦公桌前，集中火力優先處理最重要的事。藉著完成每天的目標，離長期目標也就愈來愈近了！

(轉載出處104人力銀行 www.104.com.tw)

作者管理介紹說明編輯 | KM

Keep it Simple and Smart

營運檢討

‧行動管理十大妙訣(運用時間)